Shadow AI: waarom publieke AI tools een risico vormen en hoe Microsoft Copilot het veilige alternatief biedt

Vandaag publiceert NOS Nieuwsuur een alarmerend onderzoek over het gebruik van publieke AI op de werkvloer: https://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2617591-waarschuwing-voor-personeel-dat-met-ai-aan-de-slag-gaat-kans-op-datalek-groot

Meer dan duizend documenten met gevoelige persoonsgegevens, waaronder BSN nummers en Wmo dossiers, die in korte tijd worden geüpload naar openbare AI tools. Geen fictie, maar de werkelijkheid bij meerdere bekende organisaties in Nederland en daarbuiten [1].

In deze blog lees je wat er precies aan de hand is, waarom het probleem groeit en hoe organisaties hun medewerkers een veilig alternatief kunnen bieden met Microsoft Copilot. Ook lees je waarom een AI e-learning met Copilot en gerichte workshops de sleutel zijn om je team verantwoord met AI te laten werken.

Wat is Shadow AI?

Shadow AI is het gebruik van AI tools door medewerkers zonder dat de organisatie daar zicht op heeft of toestemming voor heeft gegeven [1]. Denk aan een medewerker die een vertrouwelijk dossier samenvat in ChatGPT, een HR professional die een sollicitatie cv door een publieke AI tool haalt of een beleidsmedewerker die een jeugdzorgdossier in Gemini plakt om sneller een rapport te schrijven.

Het risico? Bij gratis versies van publieke AI tools kunnen ingevoerde gegevens worden opgeslagen en mogelijk worden gebruikt om de AI modellen verder te trainen. Dat betekent dat gevoelige informatie indirect terug kan komen in antwoorden aan andere gebruikers [1].

Ethisch hacker Jan van der Put, die veel werkt voor de Rijksoverheid, verwoordt het als volgt in het NOS artikel: "De grootste risico's zitten in medewerkers die willen werken met AI, maar niet goed weten hoe ze dat veilig moeten doen." [1]

Wat er is gebeurd: de feiten

Gemeente Eindhoven

Uit een steekproef over de periode 23 september tot 23 oktober 2025 bleek dat medewerkers van de gemeente Eindhoven meer dan duizend documenten met persoonsgegevens hadden geüpload naar openbare AI websites [2]. Het ging onder andere om BSN nummers, Wmo gegevens, jeugdzorgdossiers met informatie over de mentale en fysieke gezondheid van minderjarigen, en interne cv's [2][3].

De gemeente meldde het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens, blokkeerde alle openbare AI websites en verzocht OpenAI de gegevens te verwijderen. Of dat laatste daadwerkelijk is gebeurd, is niet bevestigd [1][2]. Medewerkers van de gemeente kunnen sindsdien alleen nog werken met Copilot binnen de beveiligde gemeenteomgeving [2].

Amazon

Ook bij technologiebedrijf Amazon ging het mis. Interne bedrijfsdocumentatie werd teruggevonden in ChatGPT, waarna het bedrijf het AI gebruik onder werknemers aan banden legde [1].

AI onderzoeker Remco van der Schoot van de Hogeschool Utrecht legt in het NOS artikel uit: "Als we data in een AI model zetten, kan die data worden gebruikt om het model te trainen. Dan kan het dus gebeuren dat die informatie publiek toegankelijk wordt." [1]

De cijfers: Shadow AI groeit explosief

Volgens het Verizon Data Breach Investigations Report (DBIR) 2026 is het gebruik van ongeautoriseerde AI tools op bedrijfsapparaten gestegen van 15% van de werknemers in 2025 naar 45% in 2026. Van die gebruikers maakt 67% gebruik van persoonlijke accounts, volledig buiten het zicht van de organisatie [4][5].

Shadow AI is inmiddels de derde meest voorkomende oorzaak van niet kwaadwillig intern dataverlies [5].

Waarom verbieden niet werkt

Het is verleidelijk om als organisatie alle publieke AI tools te verbieden. Maar de praktijk laat zien dat dit geen oplossing is. Medewerkers zoeken altijd een manier om efficiënter te werken. Als de organisatie geen veilig alternatief biedt, gebruiken ze hun privételefoon, een persoonlijk account of een browser op het thuisnetwerk.

Jan van der Put bevestigt dit in het NOS artikel: "Het beste wat je kunt doen, is wel íets faciliteren, zodat je ook kunt monitoren hoe het wordt gebruikt." [1]

Het Verizon DBIR 2026 ondersteunt dit: ondanks dat steeds meer organisaties AI proberen te beperken, is het gebruik verdrievoudigd in één jaar tijd [4]. De onderzoekers pleiten voor gereguleerde, gecontroleerde AI toegang in plaats van een algeheel verbod.

De slimme aanpak is dus niet verbieden, maar faciliteren. Geef medewerkers dezelfde AI kracht die ze kennen van ChatGPT en Gemini, maar dan binnen de beveiligde grenzen van je eigen organisatie.

Microsoft Copilot: AI kracht binnen je eigen muren

Precies daar komt Microsoft Copilot in beeld. Microsoft Copilot is volledig geïntegreerd in de tools die je team dagelijks gebruikt: Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Het grote verschil met publieke AI tools zit in de manier waarop data wordt verwerkt en beschermd.

Volgens de officiële documentatie van Microsoft biedt Microsoft Copilot de volgende databescherming:

• Geen training op jouw data. Microsoft geeft aan dat prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden geopend, niet worden gebruikt voor het trainen van de onderliggende AI modellen. Dit geldt voor alle commerciële Microsoft 365 klanten [6].
• Werkt binnen jouw tenant. Copilot haalt alleen informatie op waar de gebruiker toegang toe heeft, op basis van de bestaande rechten en het beleid binnen de Microsoft 365 omgeving [7].
• Respecteert bestaande beveiligingsmaatregelen. Denk aan gevoeligheidslabels (Sensitivity Labels), DLP regels, retentiebeleid en toegangsrechten via Microsoft Purview [7][8].
• Compliant met AVG/GDPR. Microsoft Copilot voldoet volgens Microsoft aan de bestaande privacy, beveiligings en nalevingsverplichtingen voor commerciële klanten, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de EU datagrens [6].
• Enterprise Data Protection. Prompts en antwoorden worden beschermd door dezelfde contractuele voorwaarden die gelden voor e-mail in Exchange en bestanden in SharePoint [8].

Dit betekent concreet: je medewerkers krijgen dezelfde AI kracht om documenten te schrijven, data te analyseren, e-mails samen te vatten en vergaderingen te recappen, maar dan zonder het risico dat gevoelige informatie in publieke systemen belandt.

Belangrijk: de effectiviteit van deze bescherming hangt af van een juiste configuratie van je Microsoft 365 omgeving. Toegangsrechten, labels en beleid moeten goed zijn ingericht om het maximale uit de beveiliging te halen.

Meer informatie over hoe Microsoft omgaat met data, privacy en beveiliging in Copilot lees je op de officiële pagina's:

• Microsoft Copilot: gegevens, privacy en beveiliging [6] https://learn.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy
• Microsoft Copilot: beveiligingsarchitectuur [7] https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/security-microsoft-365-copilot
• Enterprise Data Protection in Microsoft Copilot [8] https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/enterprise-data-protection

De EU AI Act maakt training verplicht

Naast het bieden van veilige tooling is er nog een reden waarom organisaties nú moeten handelen. Sinds 2 februari 2025 is Artikel 4 van de EU AI Act (AI verordening) van kracht. Dit artikel verplicht alle organisaties die AI systemen gebruiken of aanbieden om te zorgen voor een toereikend niveau van AI geletterdheid bij hun personeel [9][10].

Dit is geen vrijblijvend advies. Het is een wettelijke verplichting. Organisaties moeten aantoonbaar kunnen maken dat ze actie hebben ondernomen om medewerkers voor te bereiden op het werken met AI. De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert organisaties om van AI geletterdheid een prioriteit te maken en dit strategisch aan te pakken [9].

Concreet betekent dit dat medewerkers moeten begrijpen wat AI wel en niet kan, welke risico's er zijn (zoals bias, hallucinaties en privacyschendingen), wanneer menselijke tussenkomst nodig is en hoe ze verantwoord met AI output omgaan [9][10].

Hoe AmeCoda je organisatie AI Ready maakt

Bij AmeCoda nemen wij organisaties mee van beginner tot Microsoft Copilot expert. Dat doen we op twee manieren: via ons AI Ready Traject en via de AmeCoda Academy [11][12].

Het AmeCoda AI Ready Traject

Ons meest gekozen traject is het AI Ready Traject. In vier concrete stappen zorgen we dat jouw team Microsoft Copilot Chat effectief leert toepassen in het dagelijkse werk. Geen droge theorie, maar interactieve workshops en praktijkgerichte opdrachten die direct aansluiten op de werkzaamheden van jouw medewerkers [11].

Het traject bestaat uit:

• Scan & Rapport Wij brengen de kansen voor AI en Microsoft Copilot scherp in kaart en vertalen deze naar een concreet rapport dat als fundament dient voor alle vervolgstappen.
• Introductie in AI Uitleg over AI, basisprincipes, effectief prompten, kansen en risico's en introductie naar Microsoft Copilot Chat.
• Drie praktijkopdrachten Tussen de workshops werken deelnemers drie weken lang aan praktijkgerichte Microsoft Copilot opdrachten (één per week), afgestemd op hun werkzaamheden op basis van de scan.
• AI Ready Workshop Deelnemers verdiepen zich in Microsoft Copilot Chat en leren dit effectief toepassen in hun dagelijkse werk aan de hand van use cases uit de scan.

Na het traject zijn er optionele vervolgstappen, zoals een Microsoft Copilot Premium workshop (verdieping in Word, Outlook, Excel, Teams en PowerPoint), Copilot Studio Agents en continue support via een maandelijks abonnement [11].

De AmeCoda Academy: AI e-learning met Copilot

Naast workshops bieden wij de AI e-learning met Copilot aan in de AmeCoda Academy, ons online leerplatform waarmee medewerkers stap voor stap AI vaardigheden opbouwen. Van de eerste kennismaking met AI tot geavanceerde toepassingen met Microsoft Copilot Chat en Microsoft Copilot Premium, alles binnen één platform [12].

Wat maakt de Academy uniek:

• Vijf leerroutes van beginner tot gevorderd: de basis van AI, effectief prompten, Microsoft Copilot Chat, Microsoft Copilot Premium en Copilot Agents
• Praktijkgericht Geen lange theorie, maar realistische scenario's die je direct kunt toepassen in je eigen werk
• Quizzen en certificaten Na elke les beantwoord je quizvragen. Rond een volledige leerroute af en ontvang een AmeCoda Academy-certificaat
• Gamification XP, streaks, leaderboards, datachips en avatars houden medewerkers gemotiveerd en maken leren leuk
• Teamfunctionaliteit Vergelijk voortgang binnen je team en daag collega's uit om samen te leren
• Leer op je eigen tempo Geen deadlines, geen druk. Leer wanneer het jou uitkomt

De Academy is ideaal als aanvulling op de workshops, maar ook zelfstandig in te zetten voor organisaties die een AI e-learning met Copilot willen aanbieden aan hun medewerkers [12].

Waarom workshops én e-learning?

Organisaties die écht willen dat AI beklijft, combineren workshops met e-learning. De workshops zorgen voor directe impact en enthousiasme op de werkvloer. De e-learning zorgt ervoor dat kennis wordt verankerd, dat medewerkers op hun eigen tempo verder kunnen leren en dat nieuwe collega's eenvoudig kunnen instromen. Samen vormen ze een compleet traject van eerste kennismaking tot dagelijkse toepassing [11][12].

Cybersecurity en technische inrichting

Veilig werken met Microsoft Copilot begint bij een goed ingerichte Microsoft omgeving. Denk aan het juist configureren van toegangsrechten, het instellen van Sensitivity Labels, het activeren van DLP beleid en het zorgen voor de juiste licentiestructuur.

Heb je daar hulp bij nodig? Via ons netwerk verwijzen wij je graag door naar BEEREPOOT, een gespecialiseerd ICT en cybersecuritybedrijf met meer dan 25 jaar ervaring. Zij zijn ISO 27001 gecertificeerd en de kracht achter het securitylabel BeterBeschermd.

De vraag is niet of je medewerkers AI gebruiken

Laten we eerlijk zijn: je medewerkers gebruiken al AI. De echte vraag is of ze dat op een veilige manier doen. Met de juiste tooling (Microsoft Copilot), de juiste training (Copilot workshops en e-learning) en de juiste technische inrichting geef je je organisatie alles wat nodig is om AI verantwoord en productief in te zetten.

Wil je weten hoe jouw organisatie veilig en effectief met Microsoft Copilot aan de slag kan? Plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek via de button onder de referenties.